הידעתם שמרבית הניירות המודפסים במשרדים נזרקים תוך זמן קצר? הידעתם שהפחתת השימוש בנייר לא חוסכת רק עצים אלא גם מים? ואיך באמת אפשר להתחיל לחסוך? ניר מחברת "פרי-פקס" עושה לכם סדר במשרד

בעשורים האחרונים התרחשו במקביל שתי תופעות שנראות מעט סותרות: האחת היא מודעות הולכת וגוברת לשמירה על איכות הסביבה וכתוצאה מכך – שאיפה להפחתת השימוש בנייר שכידוע מכלה את היערות בזה אחר זה. התופעה השנייה היא ש… בכל העולם מדפיסים היום הרבה יותר! הסיבה לכך היא שכיום עלויות ההדפסה – ציוד וחומרים – נמוכות מאוד בהשוואה לעבר.

אחד הסעיפים הכבדים ביותר בהוצאות כל משרד הוא ההדפסות. בדיקות שנערכות בכל העולם מצביעות על כך שעובדים ממוצעים במשרדים מדפיסים בכל שנה אלפי דפים (כל עובד!) וחמור מכך – שמרבית הדפים המודפסים מושלכים אל הפח תוך שעות או דקות מהרגע שהודפסו. פשוט בזבוז! (מי לא מכיר את המשפט הזה: "איציק, בוא לפגישה ותדפיס בבקשה עותק מהמצגת לכל אחד מהמשתתפים…").

אז מה עושים? הנה כמה טיפים חשובים:

• שומרים בפורמט דיגיטלי – מסמכים שמופקים בארגון נשמרים כמעט תמיד באופן אוטומטי (כדאי לקבוע נוהל מסודר לשמירת מסמכים). מסמכים שמגיעים מבחוץ (חשבונות, הודעות, זימונים, קבלות וכו') סורקים מיד עם הגעתם (ושוב – שומרים במיקום שנקבע מראש) ומתייקים.
• מדפיסים לפורמט דיגיטלי – משנים את ברירת המחדל במחשבים להדפסה לקובץ PDF או לפחות ל"הצגה לפני הדפסה". כך תימנעו ממקרים שבהם רציתם להדפיס רק את עמוד 12 מתוך כל המסמך אבל בלי לשים לב הדפסתם את כולו.
• שולחים בפורמט דיגיטלי – בדוא"ל או בפקס. אגב, גם מסמכים ששולחים בפקס אין צורך כיום להדפיס! שומרים אותם בפורמט PDF ושולחים אותם ישירות מהמחשב.
• מקבלים בפורמט דיגיטלי – גם פקסים יכולים להגיע אליכם לתיבת הדוא"ל. ואנחנו אפילו יכולים לעזור לכם בכך…
• הדפסה רק בהגעה למדפסת – כמה פעמים קרה ששלחתם משהו להדפסה אבל בדיוק אז נכנסה שיחת טלפון ולא קמתם לקחת את הדפים? הדפים האלה מצטברים והופכים להוצאה מיותרת. קיימים יישומים שדואגים לכך שהדף לא יודפס אוטומטית אלא רק בהגעה של העובד למדפסת.

אין לכם מושג כמה כסף יכול לחסוך לכם יישום של הטיפים האלה. כי כשחושבים על זה? למה למחזר נייר אם מראש אפשר להשתמש בפחות (וכ
מובן, למחזר את כל מה שחובה להדפיס ואין ברירה).

התפיסה הזו היא שהביאה אותנו להקמת העסק שלנו, המספק בדיוק את השירות הזה: שליחה וקבלה של פקסים ישירות לתיבת הדוא"ל. זה מהיר יותר, קל יותר, נמצא אתכם בכל מקום (למשל – בפגישה חשובה מחוץ למשרד שלכם, הפקס מגיע אליכם לנייד) והעלות – חינם או לכל היותר בסכום של פחות מעשירית מההוצאה הממוצעת של משרד על דיו וניירות. בדקו ותיווכחו!
ו… יש לנו עוד חוב קטן אליכם: זוכרים שאמרנו שחיסכון בנייר חוסך גם מים? ובכן, לצורך ייצור דף נייר אחד לבן משתמשים בכשליש ליטר מים (!!!). חשבו על זה ועל כדור הארץ שלנו בהדפסה הבאה.

בחיסכון ובהצלחה!